Comarch ERP XL - Procesy / Obieg Dokumentów

Moduł Obieg Dokumentów umożliwia kompleksową obsługę korespondencji firmy za pomocą funkcjonalności systemu Comarch ERP XL oraz aplikacji WWW. W wielu firmach problemem jest bardzo duża ilość dokumentów wykorzystywanych w codziennej pracy. Pojawiają się więc trudności w odpowiednim, bezbłędnym zarządzaniu korespondencją (stwarzając wąskie gardła). Z modułem Obieg Dokumentów użytkownik ma pełną kontrolę począwszy od dostarczenia dokumentów do firmy, poprzez wszystkie procesy zachodzące wewnątrz firmy, a skończywszy na odnotowaniu korespondencji w pocztowej książce nadawczej. Moduł ten pozwala  również na przechowywanie istotnych dokumentów w wersji elektronicznej, a przez to umożliwia dostęp do nich większej liczbie pracowników. Co więcej, szereg filtrów oraz możliwość oznaczania dokumentów kodem EAN pozwoli na szybkie i sprawne wyszukiwanie pożądanych informacji.
Warto dodać, że wszystkie rozwiązania są bardzo przejrzyste i ergonomiczne, a odszukanie potrzebnego dokumentu, czy konkretnej przesyłki zajmuje zaledwie klika chwil. Jeszcze większa elastyczność narzędzia Comarch Obieg Dokumentów pozwala użytkownikom na dodawanie załączników do każdego dokumentu (skany, pliki różnego typu), oraz na późniejszą modyfikację tych załączników. W ten sposób informacje związane z danym procesem będą widoczne dla wszystkich powiązanych pracowników i kontrahentów. 

Obsługa dokumentów w aplikacji WWW
Dostęp do dokumentów i ich obsługa jest możliwa także z poziomu przeglądarki www. Tutaj zostaną wyświetlone najważniejsze informacje o dokumencie oraz graficzny obraz dotychczasowego obiegu dokumentu. Wyraźnie oznaczony jest aktualny status (czynność do wykonania) oraz obszar służący nadawaniu kolejnego statusu wraz z kolejnymi osobami odpowiedzialnymi za dokument. 

Obecnie, coraz większa ilość firm decyduje się na wprowadzenie zarządzania procesowego wspieranego zintegrowanym systemem informatycznym. Dzięki takiemu podejściu możliwa jest kontrola i przejrzystość działań zachodzących wewnątrz organizacji. Za pomocą jednego kliknięcia myszką, bez konieczności szczegółowego wdrażania się w przebieg poszczególnych projektów, Manager wyższego szczebla, kierownik czy też sam Prezes może w czasie rzeczywistym śledzić postęp danego procesu -  może to być konkretne zadanie lub też aktualnie wykonywane przez podwładnych działania związane np. z akceptacją i obiegiem dokumentów. Z kolei dla zwykłych użytkowników praca z systemem jest prosta i intuicyjna. Moduł Modelowanie Procesów dostępny w systemie Comarch ERP XL pozwala na definiowanie procesów biznesowych odbywających się w firmie, a także na ich automatyzację. Modele procesów mogą odnosić się do różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, m.in. mogą automatyzować obiego dokumentów w firmie.

Zadania mogą dotyczyć wykonania operacji związanych z dokumentami wystawianymi w systemie, mogą też być natury ogólnej, np. składanie wniosków urlopowych i ich zatwierdzanie przez przełożonego oraz automatyczne informowanie o tym fakcie działu Personalnego, zatwierdzanie delegacji i ich rozliczanie przez Dział Księgowy, obsługa klienta wraz z pełną historią i dokumentacją zamówień, ofert. Wykonanie zadania przez jego opiekuna w systemie powoduje utworzenie kolejnego zadania, następującego bezpośrednio po wykonanym. Użytkownik systemu ma dostęp do danych w zakresie określonym przez funkcje pełnione w firmie.

W module Modelowanie Procesów Comarch ERP XL każdy pracownik posiada swoją skrzynkę zadań. System sam generuje przypomnienia o konieczności ich wykonania. Jeśli wykonanie zadania nie wymaga podejmowania decyzji przez pracownika, może ono zostać wykonane automatycznie, bez jego udziału. Można w ten sposób w znacznym stopniu zautomatyzować pewne procesy zachodzące w firmie.

Poprzez wcześniejsze, odpowiednie zanalizowanie, zdefiniowanie i zaprojektowanie procedur oraz umiejętne zarządzanie nimi można skutecznie zwiększyć wydajność firmy, co z kolei przekłada się na lepszą jakość obsługi klienta i wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku. Zadaniem modułu BPM jest optymalizacja procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie poprzez automatyzacje niektórych zadań oraz dostosowanie i odwzorowanie w systemie indywidualnego sposobu działania przedsiębiorstwa tak aby ułatwić pracę zarówno przełożonym jak i wszystkim pozostałym pracownikom.