ERP Studio - Comarch Optima, CDN XL, Outsourcing IT

Comarch ERP XL - Handel i logistyka

Obszar Handlu i Logistyki to kluczowa część całej działalności przedsiębiorstwa, dlatego należy poświęcić szczególnie dużo uwagi, aby procesy operacyjne związane ze sprzedażą, zamówieniami czy zarządzaniem magazynem przebiegały efektywnie. Powinny one tworzyć łańcuch logicznie powiązanych ze sobą czynności. Dzięki temu możliwa jest redukcja nadkładów pracy związanych z wielokrotnym wykonywaniem tych samych operacji.


Potrzeby średnich i dużych firm w obszarze Handlu i Logistyki charakteryzują się ogromnym zróżnicowaniem. Wynika ono m.in. ze specyfiki branżowej (np. różne produkty wymagają różnych warunków przechowywania), wykorzystywanych kanałów sprzedaży (sprzedaż tradycyjna, sieciowa, vanselling, sprzedaż internetowa), zasięgu prowadzonej działalności (obsługa transakcji krajowych, wewnątrzwspólnotowych, importu). Różnice widoczne są także w przyjmowanej polityce cenowej i rabatowej czy zarządzaniu reklamacjami.

System Comarch ERP XL całościowo wspiera zarządzanie obszarami:


SPRZEDAŻ

Comarch ERP XL to jeden z najbardziej rozbudowanych funkcjonalnie modułów. Pozwala na pełną obsługę zakupów, sprzedaży krajowej i zagranicznej oraz gospodarki magazynowej w firmie. Posiada rozbudowane struktury promocji i rabatów, przeliczniki opakowań, a także indywidualne cechy zasobów – partii towaru.

Różne modele działania. W firmach handlowych wypracowano wiele różnych modeli działania realizujących podstawowe procesy handlowe: zakup i sprzedaż. System pozwala na zrealizowanie wielu różnych sposobów postępowania przy pomocy wielu różnych sekwencji tworzenia dokumentów.

Różne rodzaje transakcji. System umożliwia wystawianie dokumentów rejestrujących wiele różnych rodzajów transakcji. Szeroka ich gama obejmuje między innymi sprzedaż krajową, eksport, dostawę wewnątrz wspólnotową, sprzedaż tax free, zakup od rolnika ryczałtowego.

Rabaty i promocje. System oferuje szerokie możliwości tworzenia rozbudowanych mechanizmów naliczania rabatów. Umożliwia różnicowanie cenników oraz rabatów w poszczególnych oddziałach firmy. Promocje i rabaty mają określony zakres obowiązywania, priorytety, mogą być łączone w różny sposób. Sposób naliczenia rabatów dla pozycji dokumentu jest prezentowany w przejrzysty sposób. Dodatkowo system może kontrolować marżę minimalną, wyliczaną w stosunku do dowolnie określonej ceny bazowej.

Nieustalona wartość dostawy. W praktyce handlowej często występuje sytuacja, w której towar od dostawcy zostaje przyjęty do magazynu na podstawie dokumentów ilościowych, np. specyfikacji dostawy. Zanim dostawca wystawi fakturę, towar musi trafić do klientów. System w pełni wspiera taki sposób działania, umożliwiając fakturowanie towaru o nieznanej wartości. Jej ustalenie może nastąpić później, po zarejestrowaniu faktury od dostawcy. Spowoduje to ustalenie wartości zasobów oraz naliczenie właściwego kosztu własnego na wystawionych dokumentach sprzedaży.

Automatyczne korekty. Wykonywanie ilościowych lub wartościowych korekt nie wymaga odszukiwania dokumentów, które należy skorygować. Wystarczy określić ilość albo wartość do korekty. System odszuka dokumenty do korekty na podstawie określonych przez operatora kryteriów. Takie rozwiązanie pozwala na bardzo efektywną obsługę zwrotu towarów.

Sprzedaż detaliczna. Oprócz standardowego interfejsu modułu operator ma do dyspozycji interfejs przeznaczony do pracy na stanowisku sprzedaży powszechnie występującym we współczesnych sklepach. Umożliwia on szybkie wystawianie podstawowych dokumentów sprzedaży oraz rejestrowanie zapłaty. Wszystkie operacje mogą być łatwo wykonane przy użyciu klawiatury, ekranu dotykowego i czytnika kodów kreskowych.

Reklamacje. Comarch CDN XL daje możliwość kompleksowego zarządzania reklamacjami. Funkcjonalność obejmuje zarówno proces zgłaszania reklamacji przez nabywców, jak i rejestrowania reklamacji zgłoszonych dostawcy. Dzięki temu możliwe jest budowanie relacji posprzedażowych z Klientem, a także ewidencjonowanie reklamacji zgłaszanych dostawcom.

Atrybuty. Istotną cechą systemu jest możliwość dowolnego definiowania dodatkowych danych dla kontrahenta, towaru, dokumentów i ich pozycji. System zawiera wbudowane mechanizmy kopiowania tych danych podczas wystawiania dokumentów, np. z karty towaru na pozycję dokumentu, umożliwia też definiowanie własnych mechanizmów. Pozwala to na znaczne rozszerzenie standardowej funkcjonalności, zgodnie ze specyficznymi wymaganiami klienta.


ZAMÓWIENIA

Obieg dokumentów w systemie Comarch ERP XL zaprojektowano według normy ISO. Może się on rozpocząć od zarejestrowania zapytania ofertowego, które może zostać przekształcone do oferty, następnie do zamówienia, które staje się źródłem faktury. Wszystkie rodzaje dokumentów tworzonych w module Zamówienia mogą być z sobą powiązane w sposób odzwierciedlający różnorodne procesy handlowe.

Oferty. System umożliwia tworzenie wielowariantowych ofert sprzedaży oraz rejestrowanie ofert od dostawców. Oba procesy mogą być z sobą powiązane w następujący sposób: z oferty od dostawcy można utworzyć ofertę sprzedaży, przy czym ceny sprzedaży mogą być kalkulowane w oparciu o ceny zakupu ze źródłowej oferty.

Zamówienia. System umożliwia rejestrowanie zamówień zakupu, sprzedaży oraz zamówień wewnętrznych, mających zastosowanie w przypadku firm wielooddziałowych. Zamówienia mogą być z sobą powiązane w różnorodny sposób. Są one źródłem dokumentów handlowych, które mogą realizować zarówno wybrane pozycje zamówienia, jak i wiele zamówień jednocześnie.

Rabaty i promocje. W module Zamówienia działają te same mechanizmy naliczania rabatów, które mają zastosowanie w dokumentach modułu Sprzedaż. W całym procesie sprzedaży, który może rozpocząć się ofertą, a zakończyć fakturą, stosowany jest ten sam spójny system rabatowy.

Rezerwacje towaru. Potwierdzenie zamówienia powoduje zarezerwowanie odpowiedniego towaru w magazynie na czas określony w zamówieniu, w szczególności rezerwacja może stać się aktywna w przyszłości. W przypadku, gdy zasoby towaru są niewystarczające do zrealizowania wszystkich zamówień, do określenia kolejności ich realizacji zostaną zastosowane takie kryteria, jak priorytet i uzgodniona data realizacji.

Optymalizacja zamówień zakupu. Tworzenie zamówień zakupu może być optymalizowane według wielu kryteriów. Należą do nich między innymi: najniższa cena, najkrótszy termin dostawy, minimalna ilość dostawców. 
Przydzielanie zasobów do zamówień. Rejestrowanie przyjęcia towaru powoduje utworzenie odpowiednich zasobów towaru. Zasoby te mogą być automatycznie przydzielane do zamówień odbiorców oczekujących na przyjmowany towar. O kolejności przydzielania zasobów decydują te same kryteria, które mają zastosowanie przy kolejności realizacji zamówień.

Raport niezrealizowanych pozycji zamówień. System umożliwia analizę tych pozycji zamówień, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Analiza taka możliwa jest dla wybranego towaru, grupy towarowej, magazynu, dostawcy, odbiorcy itp.

Faktury zaliczkowe. Moduł umożliwia wystawianie faktur zaliczkowych do zarejestrowanych zamówień. Faktury zaliczkowe mogą być uwzględniane podczas generowania dokumentów realizujących zamówienie.


IMPORT

Moduł Import systemu Comarch ERP XL pozwala na pełną obsługę zakupów zagranicznych. Jest ściśle zintegrowany z pozostałymi modułami. Może być zastosowany zarówno do rejestrowania nabycia wewnątrzwspólnotowego, jak i klasycznego importu spoza Unii, związanego z wykonywaniem odpraw celnych.

Różne modele działania i różne procedury. Obsługa zakupów zagranicznych może być realizowana różnymi metodami, w szczególności różna może być kolejność wystawiania dokumentów. Można rozpocząć proces zarówno od przyjęcia towaru do magazynu, jak i od zarejestrowania faktury od dostawcy. Pozwala to na obsłużenie wielu różnych modeli działania, np. odprawy według procedury uproszczonej, czy też nabycia wewnątrzwspólnotowego z częstymi dostawami towaru i okresowym fakturowaniem.

Dokumenty. Podstawowymi dokumentami, które służą do rejestrowania zakupów zagranicznych są: Zamówienie zakupu, Faktura importowa, SAD, Faktura wewnętrzna, Przyjęcie zewnętrzne.

Skład celny. System umożliwia obsługę składu celnego. Towar może być do niego przyjmowany według procedury 7100, wyprowadzany według procedury 4071. Obu tym operacjom towarzyszy zarejestrowanie w systemie odpowiednich dokumentów SAD. Można również prowadzić sprzedaż zagraniczną wprost ze składu celnego z wykorzystaniem standardowych faktur eksportowych modułu Sprzedaż.

Koszty dodatkowe. Istotną cechą procesu zakupów zagranicznych jest uwzględnianie dodatkowych kosztów takich jak opłata za transport, pakowanie itp. zarówno w wyliczeniu należnych opłat (cło, VAT, akcyza), jak i w wycenie towaru przyjmowanego do magazynu. System oferuje standardowe mechanizmy uwzględniania takich kosztów, pozwala również na definiowanie własnych.

Nieustalona wartość dostawy. Funkcjonalność ustalania kosztu nabycia w dowolnym momencie, a więc również po sprzedaży przyjętego towaru, opisana dla modułu Sprzedaż, jest również dostępna w module Import. Znajduje tu ona nawet szersze zastosowanie z powodu rozbudowanych mechanizmów uwzględniania kosztów dodatkowych w wartości towaru.

Intrastat. Wystawione dokumenty rejestrujące nabycie wewnątrzwspólnotowe oraz dostawę wewnątrzwspólnotową są źródłem danych dla deklaracji Intrastat. System umożliwia generowanie takich deklaracji. Mogą one być drukowane lub eksportowane do plików zgodnych ze standardem obowiązującym przy składaniu deklaracji w formie elektronicznej.


GOSPODARKA MAGAZYNOWA

Magazyn Wysokiego Składowania. System pozwala na zdefiniowanie rozbudowanej struktury przestrzennej dostępnych adresów magazynowych opisanych wieloma parametrami. Podczas przyjmowania towaru proponowane jest optymalne jego rozmieszczenie w magazynie, z uwzględnieniem ich wymiarów, wagi, a także wielu innych czynników, jak np. minimalna odległość od lokalizacji, w której umieszczono taki sam towar. Wzbogaceniem opisanej funkcjonalności jest trójwymiarowa wizualizacja magazynu, pozwalająca na wirtualne poruszanie się po nim i obserwowanie rozmieszczenia towarów oraz ocenę zapełnienia regałów.

Bilans stanu towarów. System oferuje narzędzie pozwalające na wyliczanie ilości towaru, która jest niezbędna do zrealizowania zamówień klientów, zrealizowania przyjętego planu zapotrzebowania oraz utrzymania założonego zapasu. Obliczenia mogą być wykonywane zarówno według standardowych algorytmów, jak również według metod zdefiniowanych przez Użytkownika. Wyliczone ilości są podstawą do wygenerowania odpowiedniego dokumentu, którym może być zamówienie zakupu, zlecenie produkcyjne, itp.

Transport. Dzięki funkcjonalności SCM możliwa jest optymalizacja źródeł dostaw. Usprawnienia pozwalają na ustalenie terminu realizacji zamówień, biorąc pod uwagę różne parametry. Łatwo można uzyskać informację o najkrótszym możliwym terminie realizacji zlecenia. Oczywiście w systemie możemy przygotować dokumenty spedycyjne, prowadzić ewidencję paczek, wysyłek, pojazdów oraz kosztów transportu.

Kaucje. System umożliwia prowadzenie ewidencji kaucji, pobieranych np. w związku z obrotem opakowaniami zwrotnymi. Tworzenie odpowiednich dokumentów jest w dużym stopniu zautomatyzowane i oparte jest o definiowane schematy naliczania kaucji.

Wykorzystanie technologii mobilnych. Aplikacja Comarch Mobilny Magazynier, współpraująca z Comarch ERP XL, przeznaczona jest dla pracowników działu logistyki, którzy dzięki wykorzystaniu urządzeń typu kolektor danych sprawniej wykonują pracę w magazynie. Więcej o Comarch Mobilny Sprzedawca>>


SPRZEDAŻ MOBILNA

Aby pomóc w codziennych działaniach przedstawicieli działu sprzedaży pracujących  w ciągu dnia  głównie w delegacjach i w siedzibie klienta, stworzyliśmy dedykowaną aplikację Comarch ERP Mobilny Sprzedawca.Klienci mają do wyboru rozwiązanie na platformę Android lub Windows Mobile.

Rozwiązanie na Windows Mobile jest dostępne na rynku od kilku lat i zdobyło już uznanie Klientów. W odpowiedzi na aktualne trendy na rynku urządzeń mobilnych stworzyliśmy aplikację na platformę Android, która powstała na bazie doświadczeń zdobytych przy rozwijaniu rozwiązania  Mobilny Sprzedawca Windows Mobile, i przy ścisłej współpracy z Klientami. Można powiedzieć, że Mobilny Sprzedawca jest projektowany wraz z Klientami, dzięki temu narzędzie spełnia wymagania szerokiej grupy użytkowników.

Comarch ERP Mobilny Sprzedawca ułatwia pracę przedstawicieli handlowych w poniższych obszarach:

  • Pełna wiedza o ofercie towarowej, wraz ze zdjęciami i opisami towarów,
  • Sprawna obsługa klienta dzięki dostępowi do danych kontaktowych oraz historii transakcji czy informacji o płatnościach, a także możliwości wydrukowania dokumentów bezpośrednio u Klienta,
  • Wsparcie sprzedaży typu vanselling,
  • Skuteczne planowanie i realizacja wizyt handlowych, z wykorzystaniem wzorców wizyt definiowanych w systemie ERP oraz intuicyjnego Terminarza,
  • Sprawne zarządzanie dniem pracy przedstawiciela handlowego dzięki funkcjonalnościom rozpoczęcia i zakończenia dnia (m.in. możliwość rozliczenia kasy, zaewidencjonowania stanu licznika samochodu),
  • Dostęp do przejrzystych raportów prezentujących podsumowanie dnia oraz dane sprzedażowe.

Zapraszamy do przetestowania wersji demonstracyjnej, która dostępna jest na platformie Google Play >>


ANALIZY LOGISTYCZNE

W ramach obszaru Logistyka możliwe jest kompleksowe raportowanie danych związanych z transakcjami sprzedaży towarów i usług wraz z uwzględnieniem rabatów i promocji, stanami i ruchami magazynowymi, transakcjami zamówień, ofert oraz zakupów.

W ten sposób użytkownik może analizować dane sprzedażowe w wielu przekrojach i perspektywach, śledzić osiągane przychody i zyski, kontrolować i analizować gromadzone w systemie Comarch ERP XL dokumenty (handlowe i magazynowe), oferty i zamówienia (zarówno te pochodzące od klientów, jak i zamówienia wewnętrzne). Co szczególnie ważne w obrębie logistyki narzędzie Business Intelligence pozwala na śledzenie ilości i wartości towarów w  magazynie oraz ich przesunięcia. Warto dodać, że dostępne są zarówno informacje bieżące, jak i dane historyczne na dowolny dzień analizowanego okresu. Oprócz standardowych informacji o stanach magazynowych, w obrębie obszaru logistyka, dostępne są analizy prezentujące wskaźniki dotyczące rotacji towarów i ilości dni sprzedaży, na które jest pokrycie w magazynie (np. DOS – Days of Sales). Dodatkowo Comarch Business Intelligence pozwala na przeprowadzenie analiz typu ABC i RFM.


SERWIS

W zależności od charakteru działalności i rodzaju produktów, które wytwarza przedsiębiorstwo, często potrzebne jest oprogramowanie obsługujące zlecenia serwisowe i remontowe. Comarch ERP XL został wyposażony w dedykowany tego typu działaniom moduł Serwis. Służy on rejestrowaniu, realizacji i rozliczaniu zleceń serwisowych (włącznie z monitorowaniem przebiegu realizacji danego zlecenia). Wspomaga także proces wykonania zestawu usług serwisowych dla konkretnego kontrahenta. Zestaw dostępnych narzędzi w ramach tego modułu pozwala zarejestrować listę zamówionych usług i przypisać im niezbędne składniki oraz „robociznę” (wspomagając m.in. planowanie czynności). System automatyzuje też wydawanie towarów oraz generuje dokumenty handlowe pozwalające na rozliczenie z kontrahentem.

Zarządzanie zleceniem serwisowym w module Serwis można podzielić na 3 etapy:

  • rejestracja zlecenia serwisowego - zarejestrowane zlecenie wymaga potwierdzenia, w wyniku którego generowane są rezerwacje mające wpływ na dostępność zasobów w innych procesach obsługiwanych przez system,
  • realizacja potwierdzonego zlecenia serwisowego - powstają dokumenty rejestrujące operacje wydania składników (WZ) oraz faktury sprzedaży lub paragony,
  • zamknięcie zlecenia serwisowego.

Na każdym etapie niezbędne informacje są pobierane z innych modułów systemu Comarch ERP XL.